Officemanager met interesse in natuur

Organisatie

Loo Plan is een klein (15-20 medewerkers) specialistisch onderzoeks- en adviesbureau voor bos, natuur en landschap, gevestigd in regio Arnhem, De Steeg.

De ecologen en veldmedewerkers werken zelfstandig. Deels vanuit het kantoor in De Steeg, deels vanuit huis. Vanuit kantoor worden zij ondersteund door een planner, administratief medewerkster en de office manager. Loo Plan is een informele organisatie met korte communicatielijnen, klant- en kwaliteitsgericht. Gezamenlijk maken we dagelijks een mooie lunchwandeling in de prachtige omgeving van de Veluwezoom, IJssel en landgoed Middachten.

 

Wat is de functie van een officemanager?

De officemanager is degene die het reilen en zeilen op kantoor managet, zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden. De officemanager heeft dus een faciliterende functie, met secretariële, organiserende en leidinggevende taken voor de overige ondersteunende medewerkers.

Als officemanager ben je een onmisbare schakel in het werkproces. Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent de spin in het web en zorgt dat zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent daarnaast de steun en toeverlaat van de directeur en de overige Managementteam leden.

De officemanager neemt op verzoek deel aan MT-vergaderingen op functionele thema’s, brengt deze ook naar eigen inzicht in.

NB: de nieuwe office-manager zal samen met het Managementteam nadere invulling geven aan taken en rollen binnen de functie.

 

Hoe ziet het functieprofiel voor een officemanager eruit?

Voor een officemanager zijn dit met name onderstaande kerntaken:

• Managementondersteuning;
• Diverse administratieve taken;
• HR-beleid (onderhoud functieprofielen, ondersteuning bij werving, opzetten en begeleiden verzuim);
• Kwaliteitsmanagement in het kader van de ISO9002-2015 Projectadministratie, inrichting, controle en signalering;
• Functionele aansturing overige ondersteunende medewerkers.

 

Wat zijn zoal je werkzaamheden / verantwoordelijkheden als officemanager?

• Inrichting en controleren van projectadministratie (AFAS), rapporteren / signaleren van bevindingen.
• Plannen en uitvoeren interne audits; up to date houden procedures voorstellen voor kwaliteitsverbetering.
• Diverse administratieve werkzaamheden zoals (taalkundige) controle van rapportages en offertes, postverwerking, telefoon- en e-mailverkeer.
• Verslaglegging en voorbereiding groeiplangesprekken en borging afspraken.
• Beheer van facilitaire zaken zoals voorraadbeheer.
• Beheren van het archief en contracten (systeem).
• Zakelijke correspondentie: uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en controle rapporten.
• Beheer van personele zaken zoals een deel van de personeelsadministratie.
• Website beheer en sociale media.

 

Belangrijk zijn verder de volgende persoonskenmerken:

• je weet van (proactief) aanpakken, neemt verantwoordelijkheid;
• je communiceert zowel intern als extern helder, zowel mondeling als schriftelijk;
• je beheerst de Nederlandse taal goed;
• je kunt zelfstandig werken en bent flexibel;
• je bent vriendelijk en tactvol;
• je kunt goed plannen en organiseren;
• je bent klant- en kwaliteitsgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk;
• je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen;
• je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
• je kunt sturing geven aan collega’s in ondersteunende taken.

 

Opleiding en ervaring

• Ervaring als officemanager of vergelijkbare functie.
• Een Hbo-opleiding Officemanagement of een vergelijkbare werk- en denkniveau op dit gebied.
• Extra opleidingen op het gebied van projectmanagement, AFAS of HRM zijn een pré.

 

Wat bieden wij

Loo Plan bied je een uitdagende, veelzijdige functie. Je krijgt veel ruimte voor eigen initiatief en veel verantwoordelijkheid. Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn marktconform. In eerste instantie betreft het een contract van 1 jaar met de intentie om deze om te zetten naar een vaste aanstelling. Wij zoeken iemand voor 24 tot 32 uur per week. Op basis van je voorkeuren en ervaring bepalen we samen het aantal uren en de werktijden.

 

Solliciteren

Is dit dé functie voor jou? Deel je enthousiasme met ons in je motivatiebrief en stuur die samen met je CV vóór 1 november 2023 naar [email protected]. Uiteraard staan wij open voor een telefoongesprek of korte eerste kennismaking; hiervoor kan contact opgenomen worden met Marko Sinke via of 06-20828807. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectie.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Soort dienstverband: Vaste baan, Parttime, Bepaalde tijd
Contractduur: 6 maanden
Parttime uren: 24 per week
Salaris: Tot €3.000,00 per maand
Verwacht aantal uur: Niet minder dan 24 per week

Rooster:

• Dagdienst
• ma-vr

Soorten aanvullende vergoedingen:

• Overuren uitbetaald
• Vakantiegeld

Screeningsvragen:

• Kan jij kansen binnen een organisatie verzilveren?
• Heb je de drive om collega’s te ondersteunen zodat zij zich kunnen focussen op hun ecologische taken?

Taal:

• Nederlands (Vereist)

Werklocatie: Hybride werken in 6994 De Steeg

Deadline sollicitaties: 01-11-2023
Verwachte startdatum: 02-01-2024